転職に必要なパソコンスキル

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転職とパソコンスキル

「パソコンはどのくらいできますか?」
「ExcelとWordは使えますか?」

採用面接でパソコンスキルに関する質問を受けることがあります。
あなたならどう答えるでしょうか。

自分のパソコンスキルについて、どう答えたら良いのかしら?
 
「普通に使えます。」、じゃ答えとして不十分よね。

プログラマなどのIT専門職を除く、事務職や営業職といった職種で実際どの程度のパソコンスキルが求められているのかを今回は解説しますね。
 
一般的な業務で使用するビジネスソフトのスキルを中心に見ていきましょう。

「パソコンはできますか?」という質問の意味

ビジネスとパソコンスキル

面接で「パソコンはどのくらいできますか?」というアバウトな質問を受けた場合、その職場でExcelやWordといったビジネスアプリケーションが頻繁に使用されているのは間違いありません。

実際にビジネスパーソンに求められるパソコンスキルは年々高くなっており、あまりにもITリテラシーが低いと、実務に支障が生じることは明らかです。

例えば経費精算書という身近なフォーマットひとつをとっても、会社によりやり方は異なります。

ある大手企業では交通費精算書などの経費精算フォーマットに関してはWordを使用して作成しています。

経費精算は計算要素が含まれるためExcelを使用した規定フォーマットを用いる会社が多いのですが、この会社はWordの作票機能を使った経費フォーマットになっているのです。

このケースではWordの作票機能にも計算式を設定でき、表部分をExcel同様に使えるという知識が無いと、入社後に戸惑うことになることが予想されます。

またグループウェアや営業支援システム(SFA)、顧客管理システム(CRM)を導入している会社も多く、初見で難なく操作できる資質があるかどうかを面接で見極める意図も企業にはあるようです。

多くの会社で日常業務に使用されている3つの代表的なビジネスアプリケーション、
・Word
・Excel
・PowerPoint
について、どの程度のスキルが求められるのかを続けて見ていきましょう。

ビジネスに必要なパソコンスキル-Word編

word
文書作成ソフトの定番であるWordが、ビジネスの現場でどう使われるのかを挙げてみます。
企業によって差はありますが、おおむねほとんどの企業に当てはまる内容に絞っています。

  1.  議事録や報告書など簡単なレイアウトを要する文書作成
  2.  図や写真を適度に配置したレポートなどの作成
  3.  機密保持契約書など一定の規則や法律に従った規定文書の作成
  4.  FAX送付状や手紙などテンプレートを応用した文書作成
  5.  大量の郵便物を送る際に使用するラベルの作成
  6.  社内の歓迎会や送別会などのイベント告知文書の作成

では項目別に必要なスキルを見ていきましょう。

1.議事録や報告書など簡単なレイアウトを要する文書作成

基本スキルです。文書の入力と左揃えや右揃えといった機能を使うだけで問題なく作成することができます。

2.図や写真を適度に配置したレポートなどの作成

文書作成にプラスして図形挿入機能が使えれば問題ないはずです。ただし、多少のデザインセンスは問われます。

3.機密保持契約書など一定の規則や法律に従った規定文書の作成

文書レイアウト機能を多用します。

タブやインデント、箇条書き、アウトライン、ヘッダー・フッターといった、多くのレイアウト機能を使うことが必要です。

複数人で同一ファイルを使用して作業することもあるため、変更履歴を残す校閲機能も知っておかなければなりません。

4.FAX送付状や手紙などテンプレートを応用した文書作成

デザインテンプレートの種類を把握し、変更作業ができると良いです。

5.大量の郵便物を送る際に使用するラベルの作成

差込文書機能を使えるかが問われます。

Excelで作成、管理しているリストを、Wordに取り込む機能を使いこなせればOKです。

6.社内の歓迎会や送別会などのイベント告知文書の作成

フォントや色の工夫をはじめ、イラストの挿入などを適切にスピーディーに行えるデザイン能力が問われます。

「wordが使える」と胸を張って言えるのはどのレベルでしょうか?
現状3までは必須と考えて下さい。
4~6のスキルがあれば積極的にアピールしても良いと言えます。
 
営業職や事務職で5ができると重宝されます。

ビジネスに必要なパソコンスキル-Excel編

Excelのグラフ
表計算ソフトの定番であるExcelは汎用性が高く、様々な目的で利用されています。

多くの企業でどのようにExcelが活用されているかを見てみましょう。

  1.  既定の各種伝票フォーマットへの入力
  2.  顧客リストなどデータベースとしての作成~入力と利用
  3.  グラフや表などを活用して提示する営業資料作成
  4.  営業数字の分析(四半期毎や半期)
  5.  営業予測シミュレーション

この5つが多くの企業で行われているExcelの使用方法です。
作成に必要なスキルを簡単に見ていきましょう。

1.既定の各種伝票フォーマットへの入力

基本スキルです。適切な場所に文字や数字を入力できれば問題ありません。
セル、シート、ブックなどExcelの基本構造を理解する必要があります。

2.顧客リストなどデータベースとしての作成~入力と利用

規則性を持った入力スキルが必要です。
セルの設定や入力規則の設定、フォントサイズや色の設定、レイアウト機能など、Excelの基本となる機能を使えればOKです。

効率的な入力のためにフラッシュフィルを知っていればベターです。

3.グラフや表などを活用して提示する営業資料作成

データや目的に合致する適切なグラフの形式を選択します。
グラフの見栄えを良くするスキル、基本的なsumやaverageなどの関数知識も必要です。

4.営業数字の分析(四半期毎や半期)

データ分析機能を使えるかどうかが問われます。
基本的なソートやフィルタ、グループ化をはじめ、日付関数やif関数、あるいはlookup関数などを多用します。

5.営業予測シミュレーション

かなり高度なスキルが必要です。
ピポットテーブル機能やwhatif分析、クエリーを使った特定データ抽出などのスキルが求められます。
財務関数や論理関数も必要となると思います。

では、「Excelが使える」と胸を張って言えるのはどのレベルでしょうか?
現在では3のレベルが最低限だと思ってください。
事務職でも4レベルまでは知識を持っておいたほうが良いです。
 
マネジメントクラスを狙うなら5まではマスターしておきたいですね。

ビジネスに必要なパソコンスキル-PowerPoint編

powerpointでプレゼン
プレゼンテーションソフトの定番PowerPoint。
用途は提案資料の作成にほぼ限られます。

PowerPointを使いこなせる人材はWordやExcelに比べて少ないようです。
得意になっておくと、アピールポイントになりやすいと言えます。

PowerPointで作成した文書は主に次の2つの用途で使用されます。

1. 印刷して提案資料として顧客へ提示する
2. プロジェクタを用いて大画面で動きのあるプレゼンテーションを行う

1も2も基本的なスキルはほぼ同じで、

  • スライドマスタの作成
  • 各スライドのデザイン

の2つができればOKです。

デザインに自信が持てない方でも、デザインテンプレートを使えば楽にプレゼンテーション資料が作成できます。

プロジェクタを用いたプレゼンテーションを行う場合、カギとなるのはアニメーション効果の設定です。
ビデオや音楽の挿入についても知っておくと重宝します。

デザインテンプレートに頼らずとも、自力でスライドをデザインできるスキルがあれば、アピール材料として有効です。

その他にマスターしておきたいパソコンスキル

ここまで解説した3つの代表的なビジネスアプリケーションの他にも、使えて当たり前、あるいは使えればなお良いというパソコンスキルを紹介します。

1. eメールの使い方

メール
今更感もありますが、eメールの使い方において大切なのはCCとBCCの使い分けです。
現代のビジネスマナーの基本中の基本と言えます。

個人情報保護の観点からも、多くの顧客に一斉メールを送る際にはメーリングリストを活用するなどのスキルが必要です。

2.圧縮とPDF化

顧客や協力会社とデータでやり取りを行うケースが多くあります。
その際、重たいファイルをそのまま送るのではなく、PDF化するあるいは圧縮するといった作業が必要となります。

ギガ単位のデータをメールでやり取りすることのないよう、注意しなければなりません。

3.クラウドストレージの利用

クラウドストレージ

OneDriveやGoogleDriveといったクラウドサービスを利用して、場所を問わず仕事ができるスキルは重宝されます。

例えば営業先の打ち合わせ内容をクラウドに上げて帰社中の電車内で仕上げ、帰社と同時に上司に提出するといったスマートなビジネススタイルはプラス評価になるはずです。

最後に

転職を希望している方は、ビジネスの現場で求められるパソコンスキルと、ご自身の到達レベルとをぜひ一度照らし合わせてみることをオススメします。

もし不足している項目があったとしても、当記事がスキルアップのきっかけになれば幸いです。

十分にスキルのある方は、面接の際に具体的なスキルや実績を上げ、効果的に面接官へアピールすることが大切です。

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